Diktieren statt tippen
Der Polier spricht, was am Tag passiert ist, und lädt Fotos dazu. BauLedger transkribiert die Sprachnotiz und sortiert den Inhalt in ein festes Berichtsschema ein. Freitext geht genauso.
Funktionen
Bautagebuch führen, ohne zu tippen
Vom Diktat auf der Baustelle bis zur Quittung des Bauherrn: Erfassen, Berichte, Beweiskraft, Mängel, Fristen und Abrechnung – genau die Funktionen, die ein Bautagebuch braucht, ohne den Ballast großer Baustellen-Software.
Erfassen
Auf der Baustelle festhalten, statt abends zu erinnern
Dokumentiert wird dort, wo gearbeitet wird. Sprachnotiz, Fotos, ein paar Sätze Text – mehr verlangt BauLedger von der Kolonne nicht. Alles Weitere passiert im Hintergrund.
Ein Tageseintrag je Projekt und Tag
Zehn Sprachnotizen, dreißig Fotos, zwei Texte – am Ende steht ein Tageseintrag je Projekt, nicht dreißig Einzelberichte. Wer nachmittags nachliefert, ergänzt denselben Tag.
Subunternehmer ohne Konto und ohne App
Der Sub bekommt einen personen-, projekt- und zeitgebundenen Link – keinen offenen QR-Code. Die Seite arbeitet offline weiter: Aufnahmen bleiben im Gerät, Fotos werden auf 1600 px verkleinert, und der Upload wird alle 20 Sekunden erneut versucht, solange die Seite offen ist.
Erinnerung, wenn nichts kommt
Ist am Einsatztag bis zum späten Nachmittag keine Erfassung zum Projekt eingegangen, erinnert BauLedger den Sub an seinen Link – per SMS oder E-Mail, je nach hinterlegtem Zustellweg.
Zeiterfassung per Timer oder von Hand
Start und Stopp im Browser, dazu die Nacherfassung fürs Büro – mit Pausenminuten und Tätigkeit je Projekt. Hier arbeitet bewusst keine KI mit: Die Stunden tragen später die Abrechnung.
Verarbeiten
Die KI schlägt vor, das Büro entscheidet
Aus dem Diktat entstehen nicht nur Sätze, sondern Aufgaben, Mängel, Material und Fristen. Jeder dieser Datensätze trägt die Herkunft „KI-Vorschlag“ – und bleibt folgenlos, bis ihn jemand bestätigt.
Nichts wird verbindlich ohne Bestätigung
Unbestätigte Vorschläge werden von keinem Fristenmonitor überwacht und stehen in keinem Projektbericht, keinem Mehrtagesbericht und keinem Mängelprotokoll. Das Dashboard führt sie als Eingangskorb je Projekt, damit nichts liegenbleibt.
Gewerk automatisch erkannt
Das Gewerk wird aus dem Inhalt bestimmt statt getippt und gegen eine an VOB/C orientierte Liste von 24 Gewerken normalisiert – aus „Elektriker“ wird „Elektroarbeiten“. Ein-Gewerk-Betriebe blenden die Angabe im PDF firmenweit aus; für Filter und Auswertung bleibt sie erhalten.
Was die KI falsch versteht, korrigieren Sie
Der Berichtstext ist feldweise nachbearbeitbar, der Formulartyp eines Eintrags nachträglich wechselbar, ein Textabschnitt ohne Seitenneuladen ergänzbar. Ein Missverständnis kostet keinen neuen Baustellentag.
Bildunterschriften – oder eben nicht
Die KI beschriftet die Baustellenfotos; die Unterschriften stehen direkt in den bearbeitbaren Bausteinen des Berichts, nicht in einer Rohdatei. Wer keine Bildauswertung möchte oder Kosten sparen will, schaltet sie firmenweit ab: Der Berichtstext entsteht dann nur aus Diktaten und Texten, die Fotos bleiben im PDF.
Sie sehen, wann der Bericht fertig ist
Die Liste im Bautagebuch aktualisiert sich von selbst, sobald ein Bericht erzeugt ist. Der Status ist offen, in Erstellung, erstellt oder Fehler – kein Nachladen, kein Rätselraten.
Ausgeben
Der Bericht, den der Bauherr erwartet
Am Ende steht ein Dokument, das man verschicken kann: Firmenkopf, Logo, Bauherr, Projektkennung – und die Fotos in der Reihenfolge, die Sie bestimmen.
Druckfertiges PDF mit Ihrem Briefkopf
Jeder Tageseintrag wird als PDF mit Firmenkopf, Logo, Bauherr und Projektkennung erzeugt. Der Berichtstitel ist frei setzbar – etwa „Kontrollbericht“ statt „Bautagesbericht“ – und überlebt jeden neuen KI-Lauf.
Fotoseiten, die Sie selbst layouten
Reihenfolge, Beschriftung und Breite jedes Fotos bestimmen Sie per Drag & Drop: volle Breite, halb, drittel oder Bild mit Text daneben. Textabschnitte schieben Sie dazwischen. Neue Fotos hängen sich hinten an; Umsortieren baut nur das PDF neu und kostet keinen KI-Lauf.
Woche, Monat, Zeitraum, Projektabschluss
Auf Knopfdruck entsteht ein PDF über die laufende oder vorige Kalenderwoche, den laufenden oder vorigen Monat, einen frei gewählten Zeitraum oder das ganze Projekt – mit Tageseinträgen, Fotos, Stunden sowie bestätigten Aufgaben und Mängeln. Der Mehrtagesbericht zählt nicht aufs Berichtskontingent; die KI-Zusammenfassung zählt ebenfalls nicht mit, setzt aber freies Kontingent voraus.
Projektbericht mit Zusammenfassung, Summen ohne KI
Der Gesamtbericht bündelt alle Tageseinträge, die bestätigten Aufgaben, Mängel und Materialien sowie die Nettostunden je Mitarbeiter. Eine KI-Zusammenfassung lässt sich voranstellen; Fakten und Summen im PDF rechnet immer die Software.
Abnahmeprotokoll, Regieschein, eigene Formulare
Neben dem Bautagesbericht gibt es Abnahmeprotokoll und Regieschein als fertige Formulartypen. Eigene Formulare legen Sie selbst an, mit Feldern, Feldtypen und Pflichtfeldern – dieselbe Pipeline strukturiert das Diktat gegen Ihr Schema. Schemata sind exportier- und importierbar, Formulartypen je Firma abschaltbar, je Projekt lässt sich ein Standardformular vorgeben.
Versand per E-Mail, Fotos auch im Original
Tages- und Mehrtagesberichte gehen per E-Mail an Bauherr und beteiligte Subunternehmer; die Mail kommt als „Ihre Firma – über BauLedger“, damit der Bauherr sie zuordnet. Originalfotos eines Tages holen Sie einzeln oder als ZIP – für den Gutachter reicht das ins PDF eingebettete Bild oft nicht.
Beweiskraft
Was ein Bautagebuch im Streitfall wert ist
Ein Bericht, den man nachträglich ändern kann, hilft wenig, wenn zwei Seiten sich uneinig sind. BauLedger friert deshalb ein, was nicht mehr verhandelbar sein soll, und protokolliert, wer was daran getan hat. Das ist keine Rechtsberatung – aber es ist der Unterschied zwischen einer Behauptung und einer Unterlage, die die Gegenseite nachprüfen kann.
Amtliches Wetter, eingefroren zum Bericht
Beim Erzeugen des PDF holt BauLedger Temperatur, Niederschlag und Wind der nächstgelegenen amtlichen Station, die für den Tag Werte hat – DWD, MeteoSchweiz oder GeoSphere Austria. Im PDF stehen alle Angaben, mit denen die Gegenseite die Originaldaten bei der Behörde selbst anfordern kann: Stationskennung und -name, Koordinaten, Entfernung zur Baustelle, Datum, Datensatzname und Abrufzeitpunkt in UTC. Maßgeblich bleiben die amtlichen Originaldaten. Ohne Koordinaten wird gar kein Wetter erfasst – geschätzt wird nie.
Der Bauherr quittiert – mit Namen und Zeitstempel
Zu jedem Tageseintrag gehört ein befristeter, widerrufbarer Link. Der Bauherr öffnet ihn ohne Konto und ohne App, sieht den Bericht und wählt Kenntnisnahme, Bestätigung oder Einwand; beim Einwand ist eine Begründung Pflicht. Gezeigt wird der beim Versand eingefrorene Stand des PDFs – spätere Korrekturen ändern das quittierte Dokument nicht mehr.
Einwände verschwinden nicht
Eine Quittung lässt sich weder bearbeiten noch löschen. Ein Einwand erscheint als Kennzeichen in der Berichtsliste, auf der Eintragsseite und im Dashboard – auch bei dem, der ihn lieber übersehen hätte. Und weil jeder Empfänger seinen eigenen Link bekommt, ist nachvollziehbar, wer bestätigt hat und wer nicht.
Ausblenden statt Löschen
Roh-Erfassungen lassen sich nicht löschen und nicht ändern. Was nicht in den Bericht soll, wird ausgeblendet – reversibel, mit Vermerk wer und wann. Ergänzt das Büro etwas nachträglich, wird das als eigene Erfassung mit ihrem echten Zeitpunkt verbucht, nicht in die alte hineingeschrieben.
Ort und Zeit stehen am Foto
Fotos und Sprachnotizen tragen den Aufnahmezeitpunkt vom Gerät – und, wenn der Absender den Standort freigibt, dessen Koordinaten samt Genauigkeit. Fehlt am Projekt die Adresse, dient derselbe Standort als Grundlage für die Wahl der Wetterstation.
Lückenloses Logbuch
Wer wann was angelegt, geändert oder gelöscht hat, schreibt BauLedger automatisch mit – samt geänderter Felder als Vorher und Nachher. Im laufenden Betrieb wird kein Logbucheintrag geändert oder gelöscht; lesbar bleiben sie auch dann, wenn Benutzer oder Objekt längst weg sind. Filterbar nach Nutzer, Aktion, Bereich, Zeitraum und Volltext.
Mängel & Fristen
Offene Punkte, die nicht in Vergessenheit geraten
Was aus einem Baustellentag folgt, steht selten im Bericht: ein Mangel, der beseitigt werden muss, eine Aufgabe für morgen, eine Frist, die läuft. BauLedger hält beides am selben Projekt.
Mängel mit Beweisfoto
Ein Mangel entsteht als KI-Vorschlag aus Diktat oder Foto oder wird im Büro angelegt – jeweils mit Beweisfoto, Ort, Gewerk, Schweregrad (gering, mittel, hoch) und Status offen oder behoben.
Mängelprotokoll mit Unterschrift
Aus den bestätigten Mängeln entsteht ein Protokoll-PDF mit Beweisfotos und Unterschriftenblock; unterschrieben wird mit dem Finger auf Ihrem Gerät, direkt im Browser. Zum Ansehen gibt es zusätzlich einen befristeten, widerrufbaren Link per SMS oder E-Mail – die Gegenseite braucht kein Konto.
Fristen, die BauLedger selbst rechnet
Zwei Termine berechnet die Software aus dem Basisdatum: die Abnahme binnen 12 Werktagen nach § 12 VOB/B und die Verjährung der Mängelansprüche ab Abnahme – 4 Jahre nach VOB/B bei Bauwerken, 2 Jahre bei anderen Werken, 5 Jahre nach BGB. Die berechneten Termine sind Vorschläge, rechnen Werktage Montag bis Samstag ohne Feiertage und bleiben änderbar.
Fristen, die Sie selbst setzen
Behinderungsanzeige nach § 6 VOB/B, Mängelbeseitigung und eigene Fristen legen Sie mit eigenem Termin an – berechnet wird da nichts, überwacht schon. Das Büro bekommt zwei E-Mails je Frist: eine im Vorlauf, eine zur Fälligkeit. Die Erledigung wird mit Zeitpunkt und Name festgehalten.
Fristvorschläge aus dem Abnahmeprotokoll
Wird ein Abnahmeprotokoll erfasst, leitet BauLedger daraus Fristen ab: die Verjährung ab Abnahmedatum und die im Protokoll vereinbarte Mängelbeseitigungsfrist. Überwacht wird erst, was das Büro bestätigt hat.
Aufgaben aus dem Diktat
Fällt im Diktat, dass morgen der Elektriker die Dose setzen muss, schlägt die KI eine Aufgabe mit Titel, Gewerk und Fälligkeit vor. Das Büro bestätigt, weist einem Mitarbeiter zu und verfolgt offen, in Arbeit, erledigt. Fällige und überfällige Aufgaben stehen auf dem Dashboard.
Abrechnen
Von den Stunden zur Rechnung – in Ihrer Buchhaltung
BauLedger schreibt keine Rechnungen und führt keinen Nummernkreis. Es bereitet die Positionen auf und übergibt sie an das Programm, mit dem Sie ohnehin buchen. Das ist Absicht: Ihre Rechnungsnummern gehören dorthin, wo Ihr Steuerberater hinschaut.
Abrechnungsentwurf aus Stunden und Material
Für einen Leistungszeitraum sammelt BauLedger die erfassten Stunden und das bestätigte Material zu Positionen mit Menge, Einheit und Netto-Einzelpreis. Summen und Umsatzsteuer rechnet die Software regelbasiert, nie die KI. Nach der Übergabe ist der Entwurf gesperrt und nur durch bewusstes Zurücksetzen wieder offen.
Material aus dem Diktat
Nennt jemand Mengen im Diktat, zieht die KI Position, Menge und Einheit heraus – als bestätigungspflichtigen Vorschlag am Tageseintrag. Bestätigtes Material ist neben den Stunden die zweite Quelle der Abrechnung.
Übergabe an lexoffice, sevDesk und easybill
Ein Klick, und der Entwurf liegt als Rechnungsentwurf in Ihrer Buchhaltung. Der Kontakt wird bei der ersten Übergabe dort angelegt und am Bauherrn gemerkt, damit er beim nächsten Mal wiedergefunden wird.
Übergabe an WISO MeinBüro und orgaMAX
Beide laufen über dieselbe Schnittstelle, einmal je Firma verknüpft: Auftrag anlegen, bestehenden Kunden per Namenssuche übernehmen, Positionsbeschreibungen mitsenden. Fällt der Anbieter aus, meldet BauLedger das als Störung – und nicht als Zugangsproblem bei Ihnen.
ABACUS-XML, CSV oder JSON für alles andere
Schweizer Betriebe laden den Entwurf als AbaConnect-Verkaufsauftrag (XML) für die ABACUS-Standardschnittstelle herunter. Für jedes System ohne eigene Anbindung gibt es die Positionsliste als CSV oder JSON, ohne API und ohne Schlüssel. Beide Wege schalten Sie einmal je Firma frei. Was bereits an eine Anbindung übergeben wurde, lässt sich nicht zusätzlich exportieren – sonst steht dieselbe Leistung zweimal in der Buchhaltung.
Verwalten
Betrieb, Team und Partner an einer Stelle
Mehrere Baustellen, wechselnde Subunternehmer, ein Büro. BauLedger hält zusammen, wer wo eingeplant ist und was daraus geworden ist.
Subunternehmer als Stammsatz, Einsätze je Tag
Subs werden firmenweit gepflegt – Name, Firma, Telefon, E-Mail, Zustellweg, aktiv oder nicht – und je Projekt und Tag eingeplant. Aus der Einsatzzuordnung laufen Link-Versand und Erinnerung automatisch; jeder eingegangene Beitrag ist einer Person zurechenbar.
Partner-Verknüpfung: zwei Betriebe, ein Projekt
Arbeitet Ihr Sub selbst mit BauLedger, geben Sie ihm einen zehnstelligen Code – kurz genug, um ihn am Telefon durchzugeben. Er löst ihn in seinem eigenen Konto ein und hängt ihn an ein Projekt seiner Wahl. Nach Ihrer Bestätigung liefert er seine fertigen Berichte samt Originalfotos als eingefrorene Kopie in Ihr Projekt: kein Weiterleiten, kein Gastzugriff, kein zweiter KI-Lauf.
Nachricht, wenn etwas eingeht
Reicht ein Sub über seinen Link etwas ein, bekommt der Ersteller des Links eine E-Mail – höchstens eine je Link und Kalendertag, damit aus dreißig Fotos nicht dreißig Mails werden. Für Partner-Lieferungen gilt dasselbe.
Suchen, auch wenn das Wort nicht drinsteht
Eine Suche über Projekte, Bauherren, Tageseinträge, Aufgaben, Mängel, Material und Texterfassungen, jeweils mit Fundstellen-Ausschnitt. Zusätzlich findet eine Ähnlichkeitssuche thematisch verwandte Tageseinträge – auch wenn Ihr Suchwort dort gar nicht vorkommt.
Dashboard mit dem, was heute ansteht
Aktive Projekte, offene und überfällige Aufgaben, offene Mängel, offene und überfällige Fristen, laufende Timer, die heutigen Einsätze, die Sieben-Tage-Stundenkurve mit Vorwochenvergleich sowie die letzten Einträge und Partner-Lieferungen. Darüber sitzt der Eingangskorb der unbestätigten KI-Vorschläge.
Mandanten, Nutzer, Einladungen
Jede Firma ist ein eigener Mandant mit eigenen Nutzern, Projekten, Bauherren und Dateien; jede Abfrage filtert darauf. Mitarbeiter werden vorangelegt und per E-Mail- oder SMS-Link zur Registrierung eingeladen, Administratoren getrennt von normalen Nutzern.
Einrichten
Vom Konto zum ersten Bericht
Es gibt kein Einführungsprojekt und keine Schulung. Sie melden sich an, legen Bauherr und Projekt an und dokumentieren. Alles, was Sie dafür brauchen, steht im Browser.
Anmelden ohne neues Passwort
Konten laufen wahlweise über Passwort oder über Google, Microsoft und Apple. Auch bei abweichender Mailadresse – etwa Apple Private Relay – wird der Zugang sauber zugeordnet. Dieselben Wege gelten für Registrierung und Einladung.
Erst ausprobieren, dann dokumentieren
Ein Klick füllt die Testfirma mit Demo-Bauherr, zwei Projekten, erfassten Zeiten, Tageseinträgen, bestätigtem Material, Aufgaben und einem fertigen Abrechnungsentwurf. Sie können die Übergabe an die Buchhaltung durchspielen, bevor Sie eine Woche dokumentiert haben.
Baustellen-Standort per Adresse
Adresse am Projekt eintragen – BauLedger löst sie beim Speichern in Koordinaten auf. Die braucht es für die Wahl der amtlichen Wetterstation; ohne Koordinaten wird kein Wetter erfasst.
Ihr Logo im Bericht, Ihr Farbschema im Browser
Das hochgeladene Firmenlogo erscheint im Kopf aller PDFs. Für die Oberfläche gibt es sieben Farbschemen – Mono, BauLedger, Graphit, Wald, Kupfer, Monokai und Orange – jedes hell und dunkel, je Benutzer wählbar.
Verbrauch immer sichtbar
Wie viele KI-Berichte und SMS im laufenden Monat verbraucht sind, steht als Balken auf Dashboard und Abrechnungsseite; ab 80 Prozent gibt es einen Hinweis. In der Testphase warnt BauLedger zusätzlich an den Versandstellen, bevor keine SMS mehr rausgeht.
Auftragsverarbeitung und vollständige Löschung
Impressum, Datenschutz, AGB und der AVV kommen aus einer gemeinsamen Quelle und stehen in der Anwendung und hier gleich. Wollen Sie wieder raus, merkt ein Administrator die Löschung vor und lässt sie sofort und endgültig ausführen: Wetterdaten, Abrechnungen, Dokument-Links, Tokens, Unterschriften, Logbuch und alle Dateien. Berichte, die als Partner-Lieferung bereits beim Auftraggeber liegen, bleiben bei ihm – sonst wäre sein Nachweis löchrig.
Bereit für den Feierabend statt Berichte-Tippen?
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